OpenSesame ICT

Het beheer van documenten, kennis en websites vertoont veel overeenkomsten. Systemen voor dit soort toepassingen groeien ook steeds meer naar elkaar toe tot Informatie Management of Enterprise Content Management Systemen. Bij al dit soort systemen moet eenvoud centraal staan. Als er hoge drempels zijn voor gebruikers om dit soort systemen te gebruiken, zullen ze niet succesvol zijn.

OpenIMS is een van de eerste Informatie Mananagement Servers (IMS) en is door OpenSesame ICT ontwikkeld. In plaats van separate oplossingen voor Content Management, Document Management, Kennis Management en E-mail Archivering biedt OpenIMS een geintegreerde oplossing voor al deze terreinen. Voordeel van deze integratie is dat het het hergebruik van documenten enorm bevorderd wordt en dat er een centrale opslag is voor alle mogelijke vormen van informatie.

OpenIMS is een "best of both worlds" mix van zowel Open Source als bijvoorbeeld Microsoft producten. Zo wordt bijvoorbeeld Apache gebruikt voor de webserver en Microsoft Office (Word, Excel) of OpenOffice voor het aanpassen van de content. OpenIMS sluit naadloos aan op onze visie dat voor elk probleem de best mogelijke oplossing moet worden gekozen.

OpenIMS is een platform om al uw niet-structurele (digitale) informatie mee te beheren. Het systeem is vanaf de grond af ontwikkeld vanuit onze visie dat het flexibel, eenvoudig in gebruik en makkelijk uit te breiden moet zijn om zo een oplossing voor iedere denkbare situatie te kunnen bieden. OpenIMS Document Management Server (DMS), één van de onderliggende producten, is vanuit deze filosofie opgezet.

OpenIMS Document Management Server is volledig ontwikkeld op basis van internet technologie. Met "replicatie" is het mogelijk om documenten offline (zonder verbinding met internet) te bewerken en later te synchroniseren. OpenIMS komt het beste tot zijn recht in een online omgeving, maar is dermate efficiënt dat zelfs op een laptop de performance uitstekend is. Hierdoor kan het systeem vanaf iedere werkplek, binnen of buiten uw organisatie, worden ingezet.

Op dit moment zijn er vele Web Content Management oplossingen in de markt aanwezig; wat maakt het OpenIMS Contentmanagement systeem nu uniek?

OpenIMS is best of all worlds. Zo kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld Microsoft Office voor het beheren van content (tekst, tabellen, berekeningen, presentaties, en dergelijke) en Dreamweaver of Frontpage voor het beheer van de vormgeving.

OpenFSS (Open File Server Search) is een op Open Source technologie gebaseerde zoekmachine die het mogelijk maakt Full text-zoekopdrachten op o.a. uw fileserver(s) uit te voeren. Het is mogelijk meerdere secties van uw fileserver(s) te laten indexeren door OpenFSS met daarbij de mogelijkheid autorisaties in te richten.

Waar OpenFSS zich met name in onderscheid is de snelheid van het uitvoeren van uw zoekopdracht, vrijwel onmiddellijk is een groot volume van enige miljoenen documenten doorzocht.

De OpenFSS zoekmachine kan efficient worden ingezet voor het indexeren van grote file servers en websites. De zoekmachine kan worden ontsloten via uw Intranet zodat uw medewerkers direct toegang hebben tot alle relevante bedrijfsinformatie.

OpenFSS beschikt over een set van standaard functionaliteiten om snel van start te kunnen gaan, echter de correcte installatie en configuratie van een dergelijke zoekmachine vergt enige expertise. De ruime ervaring met de implementatie van zoekmachines bij diverse grote websites en documentmanagement systemen die OpenSesame ICT heeft, kunnen u daarbij van dienst zijn.

Steeds meer communicatie tussen organisaties en medewerkers onderling verloopt via e-mail verkeer.

Tijdens een project worden veel e-mail berichten uitgewisseld. Deze berichten komen over het algemeen in de persoonlijke mailbox van de betrokken personen. Nadat een project is ontbonden, verdwijnt deze informatie vaak. Echte problemen ontstaan op het moment dat er bijvoorbeeld informatie nodig is, bijvoorbeeld rond de acceptatie van een project, waarbij de relevante informatie op dat moment niet beschikbaar is doordat de betrokken medewerker op vakantie of ziek is.

Als medewerkers uw organisatie verlaten is het maar de vraag of deze zijn e-mail berichten goed heeft overdragen. Kennis kan zo dus makkelijk verloren gaan. Er ontstaat daardoor vaak de behoefte deze informatiestroom op een centraal niveau te kunnen archiveren en snel en efficiënt terug te kunnen vinden.

Naast Document- en Content Management oplossingen levert OpenIMS ook gereedschap om communicatie en documentprocessen binnen een organisatie te stroomlijnen wat ook wel onder de noemer workflowmanagement en casehandling (dossier, zaken) valt.

Zo kunnen bijvoorbeeld met behulp van de OpenIMS - Bedrijfs Proces Management Server (BPMS) - bepaalde informatiestromen in goede banen worden geleid. Denk hierbij aan het registreren van een offerte aanvraag, waarbij de bijbehorende activiteiten zoals het verzamelen en versturen van informatie zoals documentatie als één geheel wordt afgehandeld.

Met behulp van OpenIMS BPMS worden formulieren op de juiste wijze door de organisatie geleid c.q. in de vereiste volgorde aan de juiste medewerkers ter afhandeling beschikbaar gesteld. Het beschikbaar stellen c.q. distribueren van de documenten verloopt volledig via een webinterface en ondersteunt notificatie zoals e-mail en sms.

Digitale formulieren kunnen ook worden ingezet om de interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Met behulp van de geavanceerde bedrijfsproces voorziening kunnen de formulieren zo worden ingedeeld dat gebruikers afhankelijk van de fase waarin het formulier zich bevindt informatie (moeten) toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde gegevens vanuit het formulier in een backoffice systeem van uw organisatie te plaatsen (op basis van de OpenIMS SOAP XML Gateway).